ZARZADZENIE NR 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r.
ZARZADZENIE NR 920
Komendanta Głównego Policji
z dnia 11 września 2008 r.
w sprawie metod i form wykonywania zadan w zakresie działalności
archiwalnej w Policji
Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2007 r.
Nr 43, poz. 277, z pózn. zm.1)) i w związku z § 3 i § 18 zarządzenia nr 45 Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacja niearchiwalna w archiwach wyodrębnionych podległych
Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz.
Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 9, poz. 42) zarządza sie, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
1. Zarządzenie określa metody i formy wykonywania zadań w zakresie postępowania
z materiałami archiwalnymi i dokumentacja niearchiwalna, gromadzonymi w archiwach
i składnicach akt Policji, w tym:
1) kwalifikowania dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych
Policji lub komórek organizacyjnych tych jednostek,
2) przejmowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa
i składnice akt Policji oraz ich przekazywania do innych archiwów,
3) ewidencjonowania i porządkowania zasobu archiwów i składnic akt Policji,
4) przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez
archiwa i składnice akt Policji,
5) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
6) udostępniania dokumentacji niearchiwalnej,
7) kontroli i sprawozdawczości,
8) postępowania z aktami w przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki
organizacyjnej Policji
- zwanego dalej „działalnością archiwalna”.
2. Zarządzenie nie narusza przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 17
ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.
U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z pózn. zm.2)).
§ 2.
1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) jednostka organizacyjna – Komende Główna Policji, komende wojewódzka
(Stołeczna) Policji, komende powiatowa Policji, komisariat Policji, komisariat
specjalistyczny Policji, Wy<sza Szkołe Policji w Szczytnie, szkołe policyjna, oddział
prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział
antyterrorystyczny Policji oraz osrodek szkolenia Policji;
2) komórka organizacyjna - wyodrebniona czesc jednostki organizacyjnej.
2. Podstawowe pojęcia stosowane w działalności archiwalnej określa załącznik nr 1 do
zarządzenia.
§ 3.
1. Archiwami i składnicami akt Policji są:
1) Główne Archiwum Policji w Komendzie Głównej Policji, zwane dalej „Głównym
Archiwum Policji”;
2) Archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie;
3) archiwa komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i szkół policyjnych;
4) składnice akt komend powiatowych, miejskich (rejonowych) Policji i komisariatów
Policji, oddziałów prewencji Policji, samodzielnych pododdziałów prewencji Policji,
samodzielnych pododdziałów antyterrorystycznych Policji oraz ośrodków szkolenia
Policji.
2. Dla oddziałów prewencji Policji, samodzielnych pododdziałów prewencji Policji,
samodzielnych pododdziałów antyterrorystycznych Policji oraz ośrodków szkolenia
Policji obsługę w zakresie działalności archiwalnej może prowadzić właściwe archiwum
komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji.
3. Komendant Główny Policji sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością Głównego
Archiwum Policji.
4. Główne Archiwum Policji sprawuje nadzór merytoryczny nad archiwami i składnicami akt
Policji, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4.
5. Nadzór bezpośredni nad działalnością archiwów i składnic akt Policji, o których mowa
w ust. 1 pkt 2-4, sprawują kierownicy tych jednostek organizacyjnych.
6. Za funkcjonowanie archiwów i składnic akt Policji są odpowiedzialne osoby kierujące
praca archiwów lub składnic akt Policji.
7. Kierownicy, o których mowa w ust. 3 i 5, zapewniają odpowiednie przygotowanie
specjalistyczne policjantom pełniącym służbę i pracownikom zatrudnionym w archiwach
i składnicach akt Policji.
8. Dostęp do akt zawierających informacje niejawne maja policjanci i pracownicy
posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa uzyskane zgodnie z odrębnymi
przepisami.
Rozdział 2
Kwalifikowanie dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych
i komórek organizacyjnych
§ 4.
Dokumentacja, ze względu na wartość uzasadniającą potrzebę trwałego lub czasowego jej
przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii „A” lub „B”.
§ 5.
1. Do kategorii „A” zalicza się dokumentacje posiadającą znaczenie historyczne.
Dokumentacja ta stanowi część składowa narodowego zasobu archiwalnego i nosi nazwę
materiałów archiwalnych.
2. Materiały archiwalne przechowywane są trwale i nie podlegają brakowaniu.
§ 6.
1. Do kategorii „B” zalicza się dokumentacje niearchiwalna o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu.
2. Dokumentacje, o której mowa w ust. 1, oznacza się następującymi symbolami
klasyfikacyjnymi:
1) symbolem „BE” - oznacza się dokumentacje podlegającą ekspertyzie archiwalnej,
w wyniku której można uznać ja za materiały archiwalne lub przedłużyć okres jej
przechowywania albo wybrakować;
2) symbolem „B” - oznacza się dokumentacje, która po okresie przechowywania ulega
brakowaniu;
3) symbolem „BC” - oznacza się materiały manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu
praktycznym, które sa brakowane po wykorzystaniu.
3. Występujące przy symbolach „BE” i „B” cyfry arabskie oznaczają okresy
obowiązkowego, minimalnego przechowywania akt. Okresy te liczą się od dnia
1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
§ 7.
Podział akt na materiały archiwalne i dokumentacje niearchiwalna oraz okresy
przechowywania dokumentacji kategorii „B” zawarte sa w jednolitym rzeczowym wykazie
akt Policji, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt
Policji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2008 r. Nr 1, poz. 1).
§ 8.
1. Kwalifikacji akt na kategorie archiwalne oraz określenia okresu przechowywania akt
kategorii „B” dokonuje się w komórce organizacyjnej, w której materiały powstały,
z chwila założenia teczki lub niezwłocznie po zakończeniu sprawy.
2. W uzasadnionych przypadkach dokumenty kategorii „B” mogą być przekwalifikowane na
kategorie „A” lub może być wydłużony okres ich przechowywania.
3. Do czasu brakowania akt decyzje w sprawie zmiany kategorii z „B” na „A” lub
wydłużenia okresu przechowywania akt podejmują kierownicy jednostek organizacyjnych
lub komórek organizacyjnych, w których akta zostały wytworzone, lub osoby kierujące
praca archiwów.
§ 9.
1. Ze względu na sposób postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa
państwa lub wojny dokonuje sie ich podziału na:
1) podlegające ewakuacji, oznaczone symbolem – „E”;
2) podlegające zniszczeniu bez względu na okres przechowywania, oznaczone
symbolem – „Z”;
3) podlegające pozostawieniu w dotychczasowym miejscu, oznaczone symbolem – „P”.
2. Symbole, o których mowa w ust. 1, dla poszczególnych zagadnień, spraw i dokumentów
zawarte sa w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji.
3. Symbole, o których mowa w ust. 1, nadaje sie z chwila założenia teczki.
4. W przypadku zagrożenia nie pozostawia sie w dotychczasowym miejscu akt
zawierających tajemnice państwowa lub służbowa. Decyzje o sposobie postępowania z
tymi aktami podejmują kierownicy jednostek organizacyjnych lub komórek
organizacyjnych, w których powstały dokumenty.
Rozdział 3
Przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa
i składnice akt Policji
§ 10.
1. Archiwa i składnice akt Policji przejmują z jednostek organizacyjnych lub komórek
organizacyjnych wszystkie akta spraw zakończonych najpóźniej po dwóch latach od
zakończenia sprawy.
2. Akta dotyczące kontaktów jednostek organizacyjnych z organami wybieranymi na okres
kadencji mogą być przekazywane wyłącznie do archiwów Policji po zakończeniu kadencji
tych organów.
3. Akta operacyjne sa przekazywane do archiwów lub składnic akt Policji bezpośrednio po
zakończeniu spraw. Akta operacyjne, zawierające informacje z działań
werbunkowych i współpracy z osobowymi źródłami informacji, przekazywane sa
wyłącznie do archiwów Policji.
4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach kadrowych, prowadzące akta osobowe
policjantów i pracowników Policji, przekazują do właściwych archiwów Policji akta
osobowe zwolnionych policjantów i pracowników Policji bezpośrednio po ich zwolnieniu.
5. Archiwa i składnice akt Policji przejmują wyłącznie akta uporządkowane, do których
załączone sa karty kontrolne lub wykazy osób, które zapoznały sie z materiałami. Wzór
karty kontrolnej określa załącznik nr 2 do zarządzenia. Wzory wykazów osób, które
zapoznały sie z materiałami, określają odrębne przepisy.
6. Sposób porządkowania akt przekazywanych do archiwów lub składnic akt Policji określa
załącznik nr 3 do zarządzenia.
§ 11.
Kartoteki przekazuje sie do archiwum lub składnicy akt Policji wraz z urządzeniami
służącymi do przechowywania kart. W spisie akt przekazanych podaje sie rodzaj urządzenia,
liczby odrębnych pojemników znajdujących sie w urządzeniu i określa liczbę kart w nich
zawartych.
§ 12.
1. Archiwa i składnice akt Policji przejmują akta spraw zakończonych, kompletnymi
rocznikami, na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych odrębnie dla
materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz odrębnie dla akt jawnych
i akt niejawnych. Spisy akt przekazanych nie mogą zawierać treści niejawnych.
2. Spisy akt przekazanych materiałów archiwalnych sporządza sie w czterech
egzemplarzach. Dwa egzemplarze przeznaczone sa dla archiwum, trzeci dla jednostki
organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej akta, czwarty dla Głównego
Archiwum Policji.
3. Spisy akt przekazanych dokumentacji niearchiwalnej sporządza sie w trzech
egzemplarzach. Dwa egzemplarze pozostają w archiwum lub składnicy akt Policji, trzeci
egzemplarz przechowywany jest w jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej,
która akta przekazała.
4. Spisy akt przekazanych podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki
organizacyjnej, która przekazuje akta, oraz osoba sporządzająca spis. Fakt przyjęcia akt
potwierdza osoba kierująca archiwum lub składnica akt Policji, po uprzedniej kontroli akt
przez archiwistę.
5. Po zaewidencjonowaniu akt archiwum lub składnica akt Policji stawia w lewym dolnym
rogu teczki pieczęć zawierającą nazwę i siedzibę archiwum lub składnicy akt Policji oraz
wpisuje sygnaturę akt.
6. Wzór spisu akt przekazanych zawierających informacje niejawne określa załącznik
nr 4 do zaradzenia.
7. Wzór spisu akt przekazanych zawierających informacje jawne określa załącznik nr 5 do
zarządzenia.
§ 13.
Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej akta do
archiwum lub składnicy akt Policji może złożyć zastrzeżenie, że bez jego zgody lub zgody
osoby przez niego upoważnionej, akta nie mogą być udostępniane. Zastrzeżenie składa sie w
formie adnotacji na zastrzeganych aktach i na spisie akt przekazanych. Adnotacja zawiera
wskazanie okresu, na jaki akta obejmuje sie zastrzeżeniem.
§ 14.
Przekazywanie materiałów archiwalnych, innych ni< wymienione w art. 32 ust. 1 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz dokumentacji
niearchiwalnej do archiwów pozapolicyjnych może nastąpić wyłącznie za zgoda Komendanta
Głównego Policji albo osoby przez niego upoważnionej.
Rozdział 4
Ewidencjonowanie i porządkowanie zasobu archiwum i składnicy akt Policji
§ 15.
Ewidencje archiwalna stanowią:
1) rejestr spisów akt przekazanych do archiwum lub składnicy akt Policji, którego wzór
określa załącznik nr 6 do zarządzenia;
2) spisy akt przekazanych i aneksy do spisów; wzór aneksu do spisu akt przekazanych
określa załącznik nr 7 do zarządzenia;
3) inwentarze akt;
4) inwentarze dla zespołów akt;
5) rejestr protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”
i „BE” archiwum lub składnicy akt Policji, którego wzór określa załącznik nr 8 do
zarządzenia;
6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE”, którego
wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia;
7) spisy akt przekazanych do innych archiwów;
8) ewidencja akt zagubionych.
§ 16.
1. Spisy akt przekazanych ewidencjonuje sie w rejestrach spisów według kolejności wpływu.
2. Pierwszy egzemplarz spisu przechowuje sie w kolejności numerów z rejestru. Drugi
egzemplarz spisu przechowuje sie w teczkach prowadzonych oddzielnie dla każdej
komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
§ 17.
Archiwa i składnice akt Policji mogą prowadzić inna dodatkowa ewidencje zasobu
archiwalnego, wynikającą z potrzeb jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej.
§ 18.
1. Wszelkie zmiany ewidencyjne sa na bieżąco odnotowywane w ewidencji archiwalnej
archiwów i składnic akt Policji.
2. Archiwa jednostek organizacyjnych przechowujące akta osobowe zwolnionych policjantów
i pracowników Policji przekazują Głównemu Archiwum Policji informacje o dopływie akt
na bieżąco, nie rzadziej ni< raz na kwartał.
§ 19.
1. Główne Archiwum Policji prowadzi na podstawie odrębnych przepisów centralna
ewidencje materiałów archiwalnych Policji.
2. Archiwa i składnice akt Policji sa obowiązane przekazywać do Głównego Archiwum
Policji jeden egzemplarz spisu akt przekazanych materiałów archiwalnych oraz jeden
egzemplarz pomocy ewidencyjnych sporządzonych dla akt kategorii „A”.
§ 20.
1. Porządkowanie dokumentów kategorii „B” powinno obejmować akta o długim okresie
Przechowywania, dla których okres ten jeszcze nie upłynął.
2. O kolejności porządkowania zasobu archiwum lub składnicy akt Policji decyduje ranga
twórców zespołów i akt przez nich wytworzonych oraz przydatność dokumentów do
celów służbowych, naukowo-badawczych i innych.
3. Zmiany ewidencyjne zasobu archiwum lub składnicy akt Policji wynikłe w trakcie
porządkowania, w tym przekwalifikowanie na kategorie „A”, rozdzielenie akt i
utworzenie nowych teczek, sa dokumentowane poprzez sporządzenie aneksu do spisu akt
przekazanych, którego materiały sa porządkowane.
§ 21.
Jeżeli zachodzi konieczność pobrania z archiwum lub składnicy akt Policji akt, stanowiących
Część zasobu archiwum lub składnicy akt Policji, i włączenia ich do sprawy aktualnie
Prowadzonej, akta te SA na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej lub komórki
organizacyjnej prowadzącej sprawe skreślane z ewidencji archiwalnej i przekazywane do
dalszego prowadzenia.
Rozdział 5
Przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa
i składnice akt Policji
§ 22.
Materiały archiwalne i dokumentacje niearchiwalna przechowuje sie w archiwach
i składnicach akt Policji, które powinny dysponować pomieszczeniami archiwalnymi w
postaci pomieszczeń biurowych oraz magazynów archiwalnych.
§ 23.
1. Ewidencje archiwalna przechowuje sie w szafach znajdujących sie w pomieszczeniach
biurowych.
2. Pomieszczenia biurowe stanowią miejsce:
1) pracy personelu archiwum lub składnicy akt Policji;
2) przechowywania ewidencji zasobu archiwum lub składnicy akt Policji;
3) przechowywania akt znajdujących Sie w toku porządkowania;
4) udostępniania akt.
§ 24.
1. Magazyny archiwalne służ wyłącznie do przechowywania zasobu archiwum lub
składnicy akt Policji.
2. W magazynach archiwalnych nie przechowuje sie ewidencji archiwalnej.
3. W magazynach archiwalnych pracownicy archiwum lub składnicy akt Policji mogą
wykonywać wyłącznie prace w zakresie obsługi i porządkowania zbiorów.
§ 25.
Warunki przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
w pomieszczeniach archiwalnych oraz wyposażenie tych pomieszczeń określa załącznik nr 10
do zarządzenia.
§ 26.
Dla akt zawierających informacje niejawne przeznacza sie oddzielne magazyny,
zabezpieczone zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
§ 27.
W magazynach archiwalnych zapewnia sie odpowiednia rezerwę na kolejne dopływy akt.
§ 28.
W celu zabezpieczenia zasobu archiwów i składnic akt Policji jest prowadzona profilaktyka,
która stanowi ogół czynności zmierzających do przeciwdziałania ujemnym wpływom
atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym na ten zasób.
§ 29.
1. Do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki należy:
1) utrzymanie wymaganej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych;
2) zachowanie odpowiedniej odległości od instalacji znajdujących sie
w magazynach (30 – 50 cm);
3) zabezpieczenie akt przed działaniem promieni słonecznych;
4) zachowanie 20 cm odstępu od podłogi do poziomu pierwszej półki w regałach;
5) przechowywanie akt w tekturowych teczkach wiązanych, pudłach lub kartonach;
6) usuwanie części metalowych;
7) systematyczne odkurzanie akt i utrzymywanie magazynów archiwalnych
w czystości;
8) kopiowanie tekstów mało czytelnych; w przypadku kopiowania należy dokonać
odpowiednich adnotacji w spisie zawartości teczki;
9) udostepnianie kopii zamiast oryginałów dokumentów;
10) przejmowanie akt skażonych dopiero po ich odkażeniu.
2. Przy konserwacji zasobu archiwalnego stosuje sie wyłacznie metody uzgodnione
z archiwami państwowymi.
3. W przypadku skażenia akt należy je bezzwłocznie wyodrębnić z zasobu archiwum lub
składnicy akt Policji.
Rozdział 6
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 30.
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „BC” następuje w komórkach
organizacyjnych, w których została wytworzona.
2. Brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez
kierownika komórki organizacyjnej, który zatwierdza protokół brakowania dokumentacji
niearchiwalnej kategorii „BC”. Wzór protokołu określa załącznik nr 11 do zarządzenia.
3. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „BC” wydaje kierownik
komórki organizacyjnej, w strukturach której znajduje sie archiwum lub składnica akt
Policji, po uprzedniej kontroli brakowanej dokumentacji przez pracownika archiwum lub
składnicy akt Policji. W przypadku brakowania dokumentów zawierajacych informacje
niejawne podlegają one równie< ocenie kierownika kancelarii tajnej.
§ 31.
Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE” dokonuje sie wyłacznie
w archiwach i składnicach akt Policji.
§ 32.
Brakowania dokumentacji, o której mowa w § 31, dokonuje komisja w składzie co najmniej
trzech osób, powoływana przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę przez niego
upoważniona. W skład komisji wchodzą przedstawiciele wytwórców akt lub ich następców
prawnych oraz archiwum lub składnicy akt Policji.
§ 33.
Do zadań komisji, o której mowa w § 32, należy:
1) Wydzielenie, na podstawie ewidencji archiwalnej, dokumentacji, dla której upłynął okres
przechowywania, wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;
2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
3) przekazanie kierownikowi jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, której
akta podlegają brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, wykazu dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania w celu zgłoszenia, w formie pisemnej, uwag
i wniosków dotyczących zasadności wybrakowania dokumentów, w określonym przez
komisje terminie;
4) dokonanie oceny dokumentacji przeznaczonej do brakowania, a w stosunku do akt
oznaczonych symbolem „BE” przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej;
5) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;
6) przekazanie protokołu brakowania i protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej do
zatwierdzenia;
7) fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;
8) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;
9) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej wynikających z protokołu brakowania
dokumentacji niearchiwalnej, w tym sporządzenie aneksów, o których mowa w § 20 ust.
3, niezwłocznie po zatwierdzeniu protokołu brakowania i zniszczeniu akt.
§ 34.
1. Protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 31, wraz
z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej zatwierdzają:
1) dla Głównego Archiwum Policji – Komendant Główny Policji;
2) dla archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie – Komendant-rektor Wyższej
Szkoły Policji w Szczytnie;
3) dla archiwów szkół policyjnych – komendanci szkół policyjnych;
4) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i składnic akt Policji
wymienionych w § 3 ust. 1 pkt 4 – komendanci wojewódzcy (Komendant Stołeczny)
Policji.
2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz z protokołem
oceny oznacza zgodę na fizyczne zniszczenie akt.
Rozdział 7
Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej
§ 35.
1. Udostępnianie akt stanowiących dokumentacje niearchiwalna następuje poprzez:
1) umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom
osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
2) przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci
odpowiedzi na zapytanie;
3) przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
4) wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
2. Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego
zawierającego:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamosci oraz adres do korespondencji -
jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajacej
osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamosci osoby
upoważnionej, której maja być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba
prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowości prawnej;
3) wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4) określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.
3. Udostępnianie materiałów archiwalnych regulują odrębne przepisy.
§ 36.
1. W przypadku udostępniania akt do celów służbowych Ministerstwu Spraw Wewnętrznych
i Administracji oraz organom i jednostkom organizacyjnym podległym Ministrowi Spraw
Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanym w zakresie działu
administracji rządowej sprawy wewnętrzne wniosek o udostępnienie powinien zawierać
w szczególności wskazanie akt lub określenie tematu, którego one dotyczą. Zgodę na
udostępnienie wydaje osoba kierująca praca archiwum lub składnicy akt Policji.
2. W przypadku udostępniania akt do celów służbowych Policji wniosek, o którym mowa
w ust. 1, stanowi „Karta udostępnienia akt z archiwum lub składnicy akt Policji”, której
wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia.
§ 37.
1. Udostępnianie akt prokuratorom, sadom, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji
Wywiadu, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Najwyższej
Izbie Kontroli, Instytutowi Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu, organom administracji rządowej i samorządowej oraz innym
podmiotom uprawnionym do uzyskiwania od Policji informacji następuje:
1) w zakresie i trybie wynikającym z odrębnych przepisów określających uprawnienia
tych podmiotów i odpowiednie obowiązki Policji;
2) za zgoda kierowników jednostek organizacyjnych, którym podporządkowane są
archiwa Policji.
2. W przypadku udostępniania kopii lub wyciągów z dokumentów stanowiących zasób
składnicy akt zgodę na udostępnienie podmiotom wymienionym w ust. 1 wydaje
kierownik jednostki organizacyjnej, której podporządkowana jest składnica akt Policji.
§ 38.
Udostępnianie akt podmiotom innym ni< określone w § 36 i 37 oraz osobom fizycznym:
1) zawierających informacje publiczne, o których mowa w art. 1 i art. 7 ustawy z dnia
6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198,
z pózn. zm.3)) - następuje na podstawie tej ustawy;
2) nie zawierajacych informacji publicznych, w szczególnosci akt osobowych, akt
operacyjnych, akt kontrolnych postepowania przygotowawczego - nastepuje za zgoda
kierownika jednostki organizacyjnej, któremu podporzadkowane jest archiwum
Policji.
§ 39.
Udostepnianie akt:
1) zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie
informacji niejawnych;
2) zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych
osobowych;
3) operacyjnych - następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno–
–rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
§ 40.
1. Archiwa i składnice akt Policji prowadza następującą ewidencje akt udostępnionych
z zasobu archiwalnego:
1) rejestr udostępnień akt z archiwum lub składnicy akt Policji, prowadzony dla akt
udostępnianych z zasobu archiwum lub składnicy akt Policji;
2) karty udostępnienia akt, sporządzane oddzielnie dla każdej teczki lub akt sprawy,
wypożyczonych z zasobu archiwum lub składnicy akt Policji; na czas wypożyczenia
akt z kart tworzy asie kartotekę akt wypożyczonych, prowadzona w układzie według
sygnatur archiwalnych; po zwrocie akt karty wtłaczane są do teczek.
2. Akt wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji nie przekazuje się innym
jednostkom organizacyjnym, komórkom organizacyjnym lub podmiotom pozapolicyjnym.
Przekazanie akt może nastąpić w wyjątkowych przypadkach oraz za zgoda archiwum lub
składnicy akt Policji, która akta udostępniła, i po dokonaniu odpowiednich adnotacji
w ewidencji wypożyczen archiwum lub składnicy akt Policji.
3. Z akt wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji:
1) nie wyłącza sie poszczególnych dokumentów;
2) nie wykonuje sie kopii lub odpisów bez zgody osoby kierującej praca archiwum lub
składnicy akt Policji.
4. Nie włącza sie materiałów wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji do spraw
aktualnie prowadzonych bez pisemnego powiadomienia o tym fakcie archiwum lub
składnicy akt Policji.
5. Wzór rejestru udostępnień akt z archiwum lub składnicy akt Policji określa załącznik nr 13
do zarządzenia.
6. Wzór karty udostępnienia akt określa załącznik nr 14 do zarządzenia.
§ 41.
Akta, o których mowa w § 13, udostępnia sie po wyrażeniu zgody przez kierownika jednostki
organizacyjnej albo komórki organizacyjnej, który złożył zastrzeżenie, bądź jego następcy
prawnego. W razie braku następcy prawnego zgodę na udostępnienie akt wyraża kierownik
jednostki organizacyjnej albo komórki organizacyjnej, której podporządkowane jest
archiwum lub składnica akt Policji, przechowujące zastrzeżone akta.
§ 42.
1. Akta do celów służbowych udostępnia sie na okres jednego miesiąca. Po upływie tego
okresu pracownik archiwum lub składnicy akt Policji jest obowiązany do pisemnego
wystąpienia do podmiotu wypo<yczajacego, która wypożyczyła akta, o ich zwrot.
2. Jeżeli zachodzi konieczność przedłużenia okresu udostępnienia akt, komórka
organizacyjna, która wypożyczyła akta, jest obowiązana pisemnie powiadomić o tym
archiwum lub składnice akt Policji.
3. Kierownik komórki organizacyjnej, której udostępniono akta, ponosi odpowiedzialność za
ich stan oraz terminowy zwrot.
§ 43.
1. Osoba zapoznająca sie z aktami jest obowiązana do odnotowania tego faktu w karcie
kontrolnej lub wykazie osób, które zapoznały sie z materiałami.
2. Pracownik archiwum lub składnicy akt Policji sprawdza zawartość akt przy ich zwrocie.
3. W razie stwierdzenia uszkodzę lub braków pracownik archiwum lub składnicy akt
Policji sporządza protokół, który podpisuje zwracający akta, jego bezpośredni przełożony
oraz pracownik archiwum lub składnicy akt Policji. W przypadku dokumentów jawnych
protokół sporządza sie w trzech egzemplarzach, w przypadku dokumentów niejawnych -
w czterech. Protokół przechowuje sie w ewidencji akt zagubionych, w teczce aktowej
w miejsce uszkodzonych lub zagubionych akt oraz w komórce, która akta wypożyczyła.
4. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za uszkodzenie lub zagubienie akt składa
pisemne wyjaśnienie, które przechowuje sie razem z protokółem w ewidencji akt
zagubionych. W przypadku braków lub uszkodzę akt niejawnych czwarty egzemplarz
protokółu oraz kopie wyjaśnień złożonych przez komórkę wypo<yczajaca akta przekazuje
sie pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.
§ 44.
Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypożyczeniu.
Rozdział 8
Kontrola i sprawozdawczość
§ 45.
1. Główne Archiwum Policji prowadzi w archiwach i składnicach akt Policji biedace
działania kontrolno-instrukta<owe.
2. Archiwa komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji prowadza biedace działania
kontrolno-instrukta<owe w składnicach akt Policji funkcjonujących na obszarze działania
komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji.
§ 46.
1. W archiwach i składnicach akt Policji raz na piec lat jest przeprowadzane skontrum.
2. Skontrum zarządzają i powołują komisje do jego przeprowadzenia kierownicy jednostek
organizacyjnych.
3. Skontrum ma na celu ustalenie, czy posiadany zasób archiwum i składnicy akt Policji
odpowiada ewidencji oraz czy postępowanie z aktami odbywa sie zgodnie
przepisami w zakresie działalności archiwalnej.
4. Z przeprowadzonego skontrum kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch
egzemplarzach, zawierający opis metodyki prac, informacje o zasobie archiwalnym oraz
wyjaśnienia wszelkich ujawnionych nieprawidłowości. Protokół zatwierdza zarządzający
kontrole.
5. Pierwszy egzemplarz protokołu skontrum jest przechowywany w archiwum lub składnicy
akt Policji, w którym prowadzono kontrole; w przypadku archiwów i składnic akt Policji,
o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2-4, drugi egzemplarz protokołu jest przesyłany do
archiwum jednostki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny nad
skontrolowanym archiwum lub składnica akt Policji.
§ 47.
1. Archiwa jednostek organizacyjnych składają kierownikom tych jednostek roczne
sprawozdania z wykonania prac archiwalnych i stanu posiadanego zasobu archiwalnego,
w zakresie zasobu własnego i składnic akt Policji funkcjonujących na obszarze działania
komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji. Osoby kierujące praca archiwów przekazują
zbiorcze sprawozdania do Głównego Archiwum Policji.
2. Główne Archiwum Policji składa Komendantowi Głównemu Policji roczne sprawozdanie
w zakresie zasobu archiwalnego Policji.
Rozdział 9
Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki
organizacyjnej
§ 48.
1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej jej dotychczasowy
kierownik lub wyznaczony likwidator odpowiada za zabezpieczenie dokumentacji
powstałej i zgromadzonej w toku działania tej jednostki.
2. W przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej nie obowiązuje
dwuletni okres przechowywania akt w komórkach kancelaryjnych.
§ 49.
W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej:
1) akta spraw zakończonych przejmują archiwa lub składnice akt Policji następcy
prawnego; w przypadku istnienia dwóch lub większej liczby następców prawnych akta
spraw zakończonych zlikwidowanej jednostki przejmuje archiwum lub składnica akt
Policji jednostki, która przejęła największy zakres działania likwidowanej jednostki;
2) akta spraw niezakonczonych przejmują jednostki organizacyjne, które będą
kontynuowały załatwianie tych spraw;
3) w razie braku następcy prawnego akta przejmuje archiwum lub składnica akt Policji
jednostki nadrzędnej, a w przypadku jej braku jednostkę organizacyjna przejmującą akta
wyznacza Komendant Główny Policji.
§ 50.
W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej:
1) akta spraw zakończonych przejmuje archiwum lub składnica akt Policji;
2) akta spraw niezakonczonych przejmują jednostki organizacyjne lub komórki
organizacyjne, które będą kontynuowały załatwianie tych spraw.
§ 51.
W przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej przekazywanie
dokumentów zawierających informacje niejawne odbywa sie za pośrednictwem kancelarii
tajnych.
§ 52.
Akta przed przekazaniem do archiwum lub składnicy akt Policji albo następcy prawnemu
opracowuje sie zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu.
Rozdział 10
Przepis końcowy
§ 53.
Zarządzenie wchodzi w <życie z dniem podpisania.
KOMENDANT GŁÓWNY POLICJI
gen. insp. Andrzej MATEJUK